Termeni și condiții de utilizare a serviciilor de pretraducere, posteditare și editare grafică destinate profesioniștilor din domeniul lingvistic

versiunea 1.01

Datele de identificare ale Grupului

Site-ul web a4f.ro este proprietatea Format A4 Office SRL, societate care formează un grup de firme alături de Wordcount SRL și Centrotrad Office SRL.

Datele de identificare ale societăților Grupului sunt următoarele:

1. Format A4 Office SRL – sediul social situat în Alba Iulia, strada Gladiolelor, nr. 1, bloc 6ABC, scara C, etaj 2, ap. 48, județ Alba, CIF: 36421078, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. : J1/724/12.08.2016

2. Wordcount SRL – punct de lucru în Alba Iulia, Piața Iuliu Maniu, nr. 17, județ Alba, CIF: 37665372, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. : J1/635/29.05.2017

3. Centrotrad Office SRL – punct de lucru în Alba Iulia, Piața Iuliu Maniu, nr. 17, județ Alba, CIF: 41335089, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. : J1/1233/2019

Site-ul web a4f.ro reprezintă o platformă comună de publicitate și promovare a următoarelor servicii efectuate de societățile din Grup:

– 7430 Activități de traducere scrisă și orală (interpreți)

– 6202 Activități de consultanță în tehnologia informației

– 6203 Activități de management (gestiune și exploatare) a mijloacelor de calcul

– 6209 Alte activități de servicii privind tehnologia informației

– 6311 Prelucrarea datelor, administrarea paginilor web și activități conexe

– 6312 Activități ale portalurilor web

1. Părțile contractului

1.1 Prezentul Contract de prestare a serviciilor (denumit în continuare „Contractul”) se încheie ca un contract la distanță între Wordcount SRL, denumit în continuare Furnizor, și persoana juridică care contractează serviciile furnizate de Wordcount SRL, denumită în continuare Client.

1.2 Prin acceptarea ofertei care face trimitere la prezenta pagină web de prezentare a condițiilor contractuale, Clientul este de acord și se obligă să respecte în totalitate termenii prezentului contract.

1.3 Clientul este o persoană juridică care utilizează Serviciile ca parte din, în legătură cu sau în beneficiul direct al profesiei, al domeniului de lucru sau al activității sale comerciale. Acesta este o persoană juridică, organizată sub forma unei societăți comerciale sau a unei persoane fizice autorizate, care activează în baza codului CAEN 7430. La prima comandă acceptată de Furnizor, Clientul va trimite o copie după actul său de constituire (certificat de atestare fiscală pentru PFA, certificat emis de Registrul Comerțului, în cazul societăților comerciale). În lipsa trimiterii unei astfel de certificări Furnizorul este în drept să refuze orice comandă trimisă de Client.

1.4 Acceptarea de către Client a termenilor și condițiilor prezentului contract reprezintă consimțământul acestuia valabil acordat în cadrul procedurii de încheiere a contractului online.

2. Obiectul și domeniul de aplicare a contractului

2.1 Obiectul contractului îl constituie prestarea serviciilor descrise la punctul 2.3 de mai jos de către Furnizor în favoarea Clientului, conform descrierii acestora în comanda acceptată de Client.

2.2 Prezentele condiții și termeni se aplică următoarelor servicii furnizate de Furnizor Clientului (denumite în continuare „Serviciile”):

– Pretraducere

– Posteditare

– Editare grafică

– Gestiune proiect

3. Definiții

3.1 În sensul prezentelor condiții generale de utilizare, se definesc următorii termeni:

Server Wordcount: un produs software care permite traducerea în colaborare prin partajarea resurselor și gestionarea proiectelor de traducere. Serverul Wordcount este un software cu licență și este instalat pe un server deținut și operat de Furnizor.

Program de tip TAC: traducerea asistată de calculator este procesul în care un traducător folosește instrumente informatice special concepute să-l ajute și să-i faciliteze activitatea de traducere.

Gestiune proiect: un serviciu executat de Furnizor prin care acesta gestionează resursele de traducere, importă și exportă documentele de tradus, atribuie roluri de utilizare și realizează alte activități specifice de administrare a unui proiect de traducere.

Licență Translator: reprezintă licența care permite Furnizorului să execute comanda trimisă de un Client pentru serviciile de traducere, revizie, pretraducere și posteditare;

Licență Online Web: reprezintă o licență Desktop Translator cu funcții simplificate, accesibilă de pe un browser web și care oferă funcționalități de bază prin care Furnizorul execută comanda trimisă de un Client pentru serviciile de traducere, revizie, pretraducere și/sau posteditare;

Pretraducere: serviciile de pretraducere reprezintă o traducere automată a unui text realizată de un computer pe baza unor algoritmi informatici, fără implicare umană. Cu ajutorul traducerii automate, textul-sursă este tradus ușor și rapid în una sau mai multe limbi-țintă.

Posteditare: reprezintă activitatea de revizie a versiunii unui document pretradus (tradus automat) efectuată de Client;

Editare grafică: Reprezintă transformarea unui fișier-sursă într-un format editabil în programul de tip TAC.

4. Durata contractului

4.1 Durata Contractului

4.1.1 Prezentul contract se încheie pe perioada de executare a comenzii trimisă de Client, conform termenului stabilit de Părți și care este expres stipulat în comanda negociată și acceptată de Părți;

4.1.2 Fiecare comandă acceptată și convenită de Părți este considerată ca fiind o prestație unică, individuală prin natura sa, și care nu obligă Părțile la executarea unor prestații succesive, în aceleași condiții sau în condiții diferite, cu excepția unor prevederi contrarii convenite de Părți.

5. Modalitatea de prestare a serviciilor

5.1 Serviciul de pretraducere și/sau posteditare

5.1.1 Procedura de pretraducere presupune conectarea la diferite mașini de traducere (denumite în continuare MT) furnizate de companii terțe și prin care textul-sursă al Clientului este tradus automat în limba-țintă dorită de Client. Lista completă a MT-urilor utilizate de Client poate fi consultată la Secțiunea 9 – Subprocesare din Anexa privind prelucrarea datelor de mai jos.

5.1.2 Serviciul de posteditare presupune serviciul de revizie efectuat de Client pe varianta pretradusă efectuată de Furnizor și pusă la dispoziția Clientului prin intermediul unei licențe online sau a unei licențe Desktop.

5.1.3 Modalitatea de calcul a tarifului de pretraducere se face în baza unui raport final al Furnizorului care arată, procentual, cât de mult a modificat Clientul varianta traducerii automate.

5.1.4 Clientul recunoaște că, prin comandarea serviciului de pretraducere, a fost informat și a luat la cunoștință de condițiile de prelucrare și protecție a datelor cu caracter personal de aici precum și de prevederile Anexei privind prelucrarea datelor de mai jos, care sunt obligatorii între Părți.

5.1.5 În plus față de prevederile Anexei privind prelucrarea datelor, care sunt obligatorii între Părți, Clientul recunoaște că serviciul de pretraducere nu poate fi folosit în următoarele cazuri speciale:

a) în legătură cu sau în scopul exploatării unor infrastructuri din domenii de activitate esențiale, cum ar fi centrale electrice, echipamente militare sau de apărare, aparate medicale sau alte echipamente a căror defecțiune sau deteriorare ar avea ca rezultat daune economice sau fizice imprevizibile, inclusiv, dar fără a se limita la acestea, infrastructurile critice în sensul Directivei europene 2008/114/CE privind identificarea și desemnarea infrastructurilor critice europene și evaluarea necesității de îmbunătățire a protecției acestora;

b) pentru orice activitate ilegală, inclusiv dezvoltarea de aplicații care încalcă drepturile terților sau orice alte legi sau reglementări aplicabile;

c) pentru derularea unor activități de spamming sau orice altă publicitate nesolicitată;

d) să dezvolte, să comercializeze sau să antreneze un algoritm de traducere automată;

e) să transmită orice date către Furnizor care nu pot fi transmise sau prelucrate de Furnizor din cauza legilor privind protecția datelor, a obligațiilor contractuale sau legale de păstrare a confidențialității, a restricțiilor de export sau a altor dispoziții legale sau privind drepturile terților.

5.1.6 Clientul recunoaște că o Furnizorul nu poate controla și verifica conținutul fișierelor sale destinate procesului de pretraducere și că, în consecință, o încălcare a dispozițiilor paragrafului 5.1.5 de mai sus exonerează Furnizorul de orice răspundere penală, civilă sau de altă natură. În plus, orice daune morale sau materiale suferite de Furnizor ca urmare a încălcării prevederilor paragrafului de mai sus de către Client, cu intenție sau din neglijență, antrenează răspunderea Clientului și obligația sa echivalentă de plată a daunelor suferite de Furnizor.

5.2 Serviciul de editare grafică

5.2.1 Editarea grafică a documentelor presupune transformarea anumitor tipuri de fișiere (de ex. JPEG, GIF, TIFF, PDF needitabil) într-un format editabil și care este acceptat de Programul de tip TAC (de ex. DOC, XLIFF, PPTX, XLM, HTLM, etc.)

5.2.2 Condițiile de realizare a serviciilor de editare grafică (tarife, modalitatea de calcul a acestora, volum de lucru, combinație de limbi, domeniu de traducere, termen de predare etc.) vor fi specificate în fiecare comandă de Servicii adresată de Client Furnizorului și conform înțelegerii dintre Părți.

5.2.3 Clientul recunoaște că, prin comandarea serviciilor de editare grafică, a fost informat și a luat la cunoștință de condițiile de prelucrare și protecție a datelor cu caracter personal de aici precum și de prevederile Anexei privind prelucrarea datelor de mai jos, care sunt obligatorii între Părți.

6. Securitate, integritatea datelor și stocarea temporară a datelor pentru serviciile de pretraducere, posteditare și editare grafică

6.1 Furnizorul declară și garantează că are și va menține un sistem de securitate a informațiilor.

6.2 Furnizorul va depune toate eforturile pentru a preveni accesul neautorizat la Serverul Wordcount și la datele stocate în acesta (după caz) și pentru a preveni pierderea de date sau funcționarea defectuoasă a acestora din cauza accesului neautorizat sau a funcționării defectuoase a dispozitivului de stocare. Aceasta include stocarea redundantă, copii de rezervă regulate și controlul accesului.

6.3 Furnizorul va depune toate eforturile pentru a preveni indisponibilitatea, funcționarea defectuoasă sau pierderea temporară sau permanentă a serviciilor de traducere online, cauzată de o defecțiune hardware sau de un atac rău intenționat. Furnizorul va depune, de asemenea, cele mai bune eforturi pentru a atenua consecințele, în cazul producerii oricărui eveniment din cele menționate mai sus.

6.4 Furnizorul nu va fi responsabil sau răspunzător pentru securitatea datelor și integritatea sistemului în cazul în care Clientul nu utilizează infrastructura operată de Furnizor.

6.5 Furnizorul configurează un proces automat de backup pentru Serverul Wordcount, iar o copie de rezervă a tuturor datelor din serviciu va fi creată o dată pe zi.

6.6 Clienții care folosesc o licență Translator au obligația de salvare zilnică a bazelor de date stocate (export al memoriilor de traducere în format TMX, export al glosarelor de termeni în format Excel, export al fiecărui proiect) pe o partiție de pe propriul computer de lucru.

6.7 Obligațiile Furnizorului de remitere și de ștergere definitivă a fișierelor de backup și a tuturor datelor Clientului la rezilierea Contractului

6.7.1 În cazul Clienților care folosesc o licență Online Web, la terminarea unui proiect și/sau la rezilierea Contractului, Clientul primește un fișier de backup pentru fiecare memorie de traducere (în format tmx) și un fișier Excel pentru fiecare glosar de termeni utilizat și stocat pe Serverul Wordcount. Această obligație nu revine Furnizorului în cazul clienților care folosesc o licență Translator, deoarece aceștia trebuie să realizeze singuri operațiunile de backup al bazelor de date pe propriile partiții, conform dispozițiilor paragrafului 6.6 de mai sus.

6.8 Monitorizarea serverului și întreruperi în funcționare

6.8.1 Furnizorul monitorizează în permanență funcționarea Serverului Wordcount și primește notificări automate cu privire la evenimentele de erori.

a) În cazul în care serviciile devin indisponibile, Furnizorul va depune toate eforturile pentru a restabili funcționarea serverului de la detectarea defecțiunii.

b) În cazul în care nu este posibil să se restabilească funcționarea completă a serviciilor, Furnizorul va informa Clienții afectați cu privire la natura defecțiunii, la acțiunile de diagnosticare și/sau de reparare preconizate și va furniza o estimare a timpului necesar pentru restabilirea funcționării complete.

c) În cazul în care serviciile devin nefuncționale, iar datele sunt pierdute, compromise sau accesate de persoane-terțe neautorizate, Furnizorul va notifica Clientul și va începe atenuarea daunelor și/sau recuperarea datelor.

7. Comanda inițială și efectuarea plăților

7.1 Comanda Serviciilor se face prin e-mail sau prin telefon.

7.2 Clientul este singurul responsabil pentru acuratețea informațiilor introduse în formularul de comandă. Furnizorul nu este responsabil pentru furnizarea de către Client a unor date incomplete, incorecte sau false.

7.3 Furnizorul își rezervă dreptul de a verifica orice Comandă primită.

7.4 Furnizorul își rezervă dreptul de a refuza orice Comandă care, în accepțiunea proprie, conține informații false, eronate și care pot constitui o tentativă de fraudă. Astfel de informații includ, fără a se limita la: adrese inexistente, numere de telefon inexistente sau eronate, date de identificare invalide.

7.5 Clientul declară și garantează că specifică o adresă de e-mail valabilă care va fi accesibilă și activă pe toată durata acordului. În cazul unei modificări a datelor de contact, Clientul va notifica prompt Furnizorul. Clientul recunoaște și acceptă faptul că Furnizorul poate verifica validitatea datelor de contact prin alte mijloace. În cazul în care Clientul devine inaccesibil prin intermediul detaliilor principale de contact pentru o perioadă mai mare de 30 de zile calendaristice, Furnizorul poate rezilia Contractul și toate serviciile aferente cu efect imediat, fără a rambursa niciuna dintre tarifele de Servicii.

7.6 La data transmiterii de către Client a fiecărei comenzi, acesta va primi o factură fiscală ce reflectă plata Serviciilor, în funcție de tipul acestora și a condițiilor specifice, stabilite în comanda Părților.

7.7 Plățile se pot efectua prin transfer bancar în unul din conturile bancare prezentate în înștiințarea de plată.

7.8 Facturile fiscale emise de Furnizor sunt transmise Clientului prin email, la adresa furnizată în formularul de comandă. Clientul acceptă să achite contravaloarea Serviciilor comandate în avans față de perioada furnizării acestora.

8. Prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal

8.1 Furnizorul va trata și va gestiona toate detaliile personale ale Clientului în mod confidențial, respectând reglementările privind confidențialitatea specificate de legislația națională privind protecția datelor.

8.2 Prin încheierea unui Contract de servicii, Clientul este de acord ca Furnizorul să stocheze și să prelucreze datele cu caracter personal în scopurile enumerate în prezentul document.

8.3 Furnizorul nu va transmite datele cu caracter personal ale Clientului către terți neautorizați și nu va angaja colaboratori pentru prelucrarea datelor fără a încheia cu aceștia un acord de prelucrare a datelor.

8.4 Subcontractanții obișnuiți ai Furnizorului sunt considerați terți autorizați și li se permite accesul la datele de pe Serverul Wordcount, precum și la datele personale ale Clientului. Accesul va fi acordat numai în scopul rezolvării problemelor și în măsura minimă necesară pentru rezolvarea acestora. Furnizorul declară și garantează că a încheiat suficiente acorduri de confidențialitate cu toți subcontractanții săi.

8.5 În cazul în care Clientul are reședința în Uniunea Europeană sau prelucrează date cu caracter personal ale cetățenilor Uniunii Europene, activitatea acestuia cade sub incidența normelor Regulamentului 2016/679/CE al Comisiei Europene (GDPR).

8.6 În cazul în care Clientul accesează servicii online ale unor terțe părți, acest lucru nu se va considera ca fiind o colectare de date efectuată de Furnizor. Furnizorul nu va fi responsabil pentru colectarea și prelucrarea datelor de către terți în cazul în care Clientul se înregistrează sau se abonează direct la acel serviciu terț (cum ar fi un furnizor de traducere automată). Atunci când se utilizează astfel de servicii terțe, se aplică termenii și condițiile și politicile de confidențialitate ale proprietarului sau ale operatorului serviciului terț.

9. Proprietatea și protecția datelor

9.1 Toate datele introduse, create, importate sau adăugate la server (denumite în continuare „Date”) de către Client prin intermediul mijloacelor enumerate în prezentul Contract, sunt proprietatea exclusivă a Clientului.

9.2 Furnizorul nu va folosi Datele Clientului spre uzul propriu. Furnizorul nu va antrena mașini de traducere automată, nu va crea glosare de termeni folosind Datele și nu va exporta Datele Clientului pentru o utilizare ulterioară.

9.3 Furnizorul nu va pune la dispoziția unor terți neautorizați datele adăugate la Server. În plus, Furnizorul va depune toate eforturile pentru a proteja datele Clientului împotriva accesului neautorizat. Furnizorul nu va copia, publica sau pune la dispoziție în alt mod Datele adăugate la Serverul Wordcount unor terțe părți neautorizate.

9.4 Având în vedere faptul că Serverul Wordcount este folosit în comun de mai mulți Clienți, în funcție de numărul de proiecte desfășurate pe acesta, Clientul poate solicita Furnizorului doar fișiere de export al bazelor de date din Programul de tip TAC (în format tmx sau Excel) sau/și copiile propriu-zise ale celorlalte fișiere în format clasic (PDF, Word etc.).

10. Eliminarea conflictului de interese

10.1 Furnizorul declară că face parte dintr-un Grup de operatori economici cu același domeniu de activitate (cod CAEN 7430 – activități de traducere scrisă și orală), care presupune prestarea serviciilor de traducere. Clienții, persoane juridice, care activează cu același cod CAEN 7430, recunosc și acceptă faptul că societățile din cadrul Grupului activează pe o piață liberă și concurențială, că are obligația de eliminare din Datele stocate pe Serverul a tuturor informațiilor prin care ar putea fi identificați clienții săi direcți sau potențiali (cum ar fi, dar fără a ne limita la acestea, denumire, sediu social, adresă de e-mail, adresă a sediului social, date de identificare fiscală, nume de angajați etc.) și că nu există un conflict de interese între Părți. Clientul nu poate invoca conflictul de interese chiar și în situația în care, cu intenție sau din neglijență, a transmis către Furnizor informații confidențiale prin care ar putea fi identificați clienții săi direcți.

11. Încetarea Contractului

11.1 Prezentul Contract încetează:

prin acordul comun al părților, la data semnării actului adițional corespunzător acordului de reziliere;

• la data expirării oricărei perioade contractuale, în cazul în care una dintre părți a notificat intenția sa de încetare contractuală cu cel puțin 7 (șapte) zile înainte de data încetării perioadei contractuale curente;

• la data expirării oricărei Perioade Inițiale, în cazul plasării de către Client a unei noi Comenzi;

• în cazul în care oricare dintre părți este în incapacitate de plată sau au fost declanșate procedurile pentru declararea falimentului acesteia.

11.2 Prezentul Contract poate fi reziliat de către Client, în cazul în care Furnizorul nu furnizează Serviciile la parametri stabiliți în Contract și nu remediază problemele în decurs de maxim 3 (trei) zile lucrătoare de la primirea notificării scrise a Clientului, notificare în care sunt descrise detaliat defecțiunile apărute.

11.3 În cazul rezilierii prezentului Contract conform art. 11.2, Furnizorul va returna Clientului o sumă de bani proporțională cu valoarea Serviciilor rămase nelivrate până la sfârșitul perioadei contractuale.

11.4 Prezentul Contract poate fi reziliat de către Furnizor în cazul în care Clientul încalcă oricare din termenii prezentului Contract și refuză remedierea problemelor în decurs de maxim 3 (trei) zile de la transmiterea notificării scrise din partea Furnizorului, notificare în care este descrisă natura problemei încălcării termenilor contractuali.

12. Forța majoră

12.1 Forța majoră exonerează de răspundere partea care o invocă, cu condiția ca cealaltă parte să fie informată în termen de 5 (cinci) zile de la data la care un astfel de eveniment a apărut și face imposibilă îndeplinirea obligațiilor sale.

12.2 În termen de 15 (cincisprezece) zile de la data anunțării apariției cazului de forță majoră, partea care îl invocă trebuie să aducă dovezi cu privire la datele de apariție și încetare ale cazului de forță majoră. Durata contractului se prelungește cu perioada de desfășurare a cazului de forță majoră și care face imposibilă îndeplinirea obligațiilor de către Părți. În cazul în care un caz de forță majoră se prelungește pe o durată mai mare de 60 (șaizeci) de zile, Părțile convin să renegocieze termenii prezentului Contract sau să înceteze Contractul.

12.3 Un eveniment de forță majoră îl va constitui, incluzând dar fără a se limita la următoarele exemple (cu condiția ca aceste exemple să nu fi fost provocate sau favorizate de neglijența vreuneia dintre părți):

• atacuri informatice de natură să limiteze furnizarea Serviciilor Internet;

• întreruperi ale furnizării Serviciilor Internet datorate furnizorilor de servicii;

• incendii;

• întreruperi prelungite în alimentarea cu energie electrică;

• calamități naturale;

• modificări legislative;

• mișcări sociale;

• acte de terorism;

• stare de război.

13. Dispoziții finale

13.1 Fiecare dintre prevederile prezentului Contract este independentă, în consecință, dacă orice astfel de prevedere este sau devine nulă sau nu poate fi pusă în executare în orice privință potrivit legii, aceasta nu va afecta valabilitatea sau punerea în executare a celorlalte prevederi ale contractului, iar părțile vor depune toate eforturile rezonabile pentru a negocia cu bună-credință în vederea înlocuirii acesteia cu una sau mai multe prevederi satisfăcătoare pentru orice autoritate competentă în materie, dar care să difere cât mai puțin posibil de prevederea înlocuită.

13.2 Litigiile care se vor naște din prezentul contract sau în legătură cu prezentul contract, inclusiv cele referitoare la validitatea, interpretarea, executarea sau desființarea lui vor fi soluționate pe cale amiabilă.

13.3 Dacă părțile nu vor ajunge la o înțelegere amiabilă, atunci litigiile vor fi înaintate spre soluționare instanțelor judecătorești ale sediului Furnizorului.

ANEXĂ PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR

Prezenta Anexă privind prelucrarea datelor face parte din termenii și condițiile de utilizare a serviciilor de pretraducere, posteditare și editare grafică destinate profesioniștilor din domeniul lingvistic de către Wordcount SRL, care acționează în calitate de procesator de date în cadrul acestei Anexe privind prelucrarea datelor.

Informații privind procesatorul de date:

Wordcount SRL

Adresă: str. Gladiolelor, nr. 1, bl. 6ABC, Alba Iulia

Identificare fiscală/Nr. de înregistrare la Registrul Comerțului: 37665372, J1/635/29.05.2017

Date de contact ale responsabilului cu prelucrarea datelor: office@wordcount.ro

Prezenta Anexă privind prelucrarea datelor se aplică atât Clientului, cât și Contractului de servicii dintre Client și Furnizor în situația în care:

a) Clientul utilizează Serviciile prin salvarea bazelor de date pe Serverul Wordcount;

b) Clientul trimite informații din proiect către serviciul de asistență al Furnizorului, în cazul în care datele din proiect includ informații cu caracter personal protejate, iar Clientul notifică Furnizorul cu privire la acest fapt, și

c) Clientul locuiește în Uniunea Europeană sau colectează sau prelucrează date cu caracter personal ale cetățenilor UE.

Scopul și domeniul de aplicare ale prezentei Anexe: Prezenta anexă se aplică datelor cu caracter personal colectate de către Client și prelucrate în cele din urmă de către Furnizor. Prezenta anexă nu se aplică datelor cu caracter personal ale Clientului sau ale reprezentanților Clientului, colectate de către Furnizor.

1. Procesator și Controlor: În prezenta Anexă privind prelucrarea datelor, Furnizorul va fi numit Procesator, în timp ce Clientul va fi numit Controlor.

2. Definiții: Termenii utilizați în prezent Anexă au înțelesurile stabilite mai jos. Termenii care nu sunt definiți în alt mod în prezentul document au înțelesul care le este atribuit în Contract.

a) Subprocesator autorizat: (a) Subprocesatorii stabiliți în secțiunea 9. Subprocesare; și (b) orice subprocesatori suplimentari stabiliți de Procesator în conformitate cu secțiunea 9. Subprocesare.

b) Subprocesator: Orice procesator de date (inclusiv orice terț) desemnat de către Procesator pentru a prelucra datele cu caracter personal ale Controlorului în numele acestuia.

c) Prelucrare/Procesare/Procesat, Operator de date, Persoana vizată, Date cu caracter personal, Categorii speciale de date cu caracter personal și orice altă definiție care nu este inclusă în prezentul Contract au același înțeles ca în Regulamentul general al UE privind protecția datelor 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului (GDPR).

d) Legile privind protecția datelor: Regulamentul general al UE privind protecția datelor 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului (GDPR), precum și orice lege locală privind protecția datelor.

e) Ștergerea: Îndepărtarea sau distrugerea datelor cu caracter personal astfel încât acestea să nu poată fi recuperate sau reconstituite.

f) SEE: Spațiul Economic European.

g) Datele cu caracter personal ale Controlorului: Datele descrise în secțiunea – informații privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale Controlorului și orice alte date cu caracter personal prelucrate de către Procesator în numele Controlorului, în conformitate cu sau în legătură cu Contractul.

h) Încălcarea datelor cu caracter personal: Un eveniment care duce la distrugerea accidentală sau ilegală, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal ale Controlorului transmise, stocate sau prelucrate în alt mod.

i) Servicii: Serviciile care urmează să fie furnizate de către Procesator către Controlor, în conformitate cu condițiile generale de prestare a serviciilor.

j) Clauze contractuale standard: Clauzele contractuale standard pentru transferul de date cu caracter personal către operatori stabiliți în țări terțe, astfel cum au fost aprobate prin Decizia 2010/87/UE a Comisiei Europene, sau orice set de clauze aprobate de Comisia Europeană care le modifică, le înlocuiește sau le anulează.

3. Detalii privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale Controlorului: Această secțiune include anumite detalii privind Prelucrarea datelor cu caracter personal ale Controlorului, astfel cum se prevede la articolul 28 alineatul (3) din GDPR.

a) Obiectul și durata prelucrării datelor cu caracter personal ale Controlorului: Obiectul și durata prelucrării datelor cu caracter personal ale controlorului sunt stabilite în Contract și în prezenta Anexă.

b) Natura și scopul prelucrării datelor cu caracter personal ale Controlorului: Furnizarea de servicii conexe în domeniul traducerilor și funcționalități de stocare pentru servicii de traducere.

c) Tipuri de date cu caracter personal ale Controlorului care urmează să fie prelucrate: Numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, alte date cu caracter personal din textul care urmează să fie tradus.

d) Categoriile de persoane vizate la care se referă datele cu caracter personal ale Controlorului: Clienți, colegi de muncă, colaboratori (utilizatori ai Serverului Wordcount) și persoanele vizate menționate în textul care urmează să fie tradus.

4. Scopul principal al serviciului nu este prelucrarea datelor cu caracter personal: Controlorul recunoaște și acceptă faptul că scopul principal al serviciului furnizat de persoana împuternicită de controlor nu este prelucrarea datelor cu caracter personal. Procesatorul va stoca datele cu caracter personal și, ori de câte ori acestea vor necesita prelucrare, procesatorul le va prelucra ca text, nu ca date cu caracter personal. Controlorul recunoaște și acceptă faptul că, în urma executării Contractului, este posibil ca Procesatorul să nu aibă mijloacele sau dreptul de a accesa datele cu caracter personal și să nu poată identifica persoanele vizate sau datele cu caracter personal ale Controlorului care trebuie protejate.

5. Datele cu caracter personal din documente:

a) În cazul în care Controlorul primește astfel de documente de la clientul său, rolul Controlorului este de Procesator, iar rolul Procesatorului este de Subprocesator. În acest caz, controlorul de date este clientul controlorului.

b) Controlorul recunoaște și acceptă faptul că este posibil ca responsabilul cu prelucrarea datelor să nu fie conștient de prezența în documente a datelor cu caracter personal protejate ale Controlorului, cu excepția cazului în care este instruit în mod explicit de către Controlor. În acest caz, responsabilitatea de a proteja aceste date cu caracter personal ale Controlorului rămâne în sarcina Controlorului.

c) Controlorul este de acord să elimine datele cu caracter personal protejate ale Controlorului din documente înainte de a le importa în sistemele Procesatorului, ori de câte ori o astfel de eliminare (anonimizare sau pseudonimizare) este posibilă și fezabilă.

6. Termeni de prelucrare a datelor: În timpul furnizării serviciilor și/sau produselor către Controlor în conformitate cu termenii Contractului de servicii, Procesatorul poate prelucra datele cu caracter personal ale Controlorului în numele acestuia, în conformitate cu termenii prezentei Anexe. Procesatorul este de acord să respecte următoarele dispoziții cu privire la orice date cu caracter personal ale Controlorului.

a) În măsura în care acest lucru este impus de legile aplicabile privind protecția datelor, responsabilul numit de Controlor obține și menține toate licențele, autorizațiile și permisele necesare pentru a prelucra datele cu caracter personal.

b) Procesatorul respectă și păstrează toate ¬măsurile tehnice și organizatorice pentru a respecta cerințele prevăzute în prezenta Anexă.

7. Prelucrarea datelor cu caracter personal ale Controlorului: Procesatorul nu va prelucra datele cu caracter personal ale Controlorului în alte scopuri decât cele prevăzute în termenii Contractului de servicii sau cerute de legislația aplicabilă.

a) Procesatorul nu va prelucra, transfera, modifica, schimba sau altera datele cu caracter personal ale Controlorului și nu va dezvălui sau permite dezvăluirea datelor cu caracter personal ale Controlorului către terți, cu excepția cazului în care acest lucru i se cere prin instrucțiuni documentate ale Controlorului sau dacă prelucrarea este impusă de legislația UE sau a unui stat membru la care este supusă activitatea Procesatorului.

b) În măsura permisă de lege, responsabilul cu protecția datelor numit de Controlor informează Controlorul cu privire la această cerință legală înainte de a prelucra datele cu caracter personal și respectă instrucțiunilor Controlorului pentru a minimiza, pe cât posibil, domeniul de aplicare al divulgării.

8. Controlul accesului de către Controlor: Controlorul recunoaște și acceptă faptul că serviciul furnizat de către Procesator permite Controlorului să acorde acces unor terțe părți fără știrea sau consimțământul prealabil al Procesatorului, cu respectarea termenilor și condițiilor Contractului de servicii. Cu toate acestea, Controlorul este de acord că acest mod de acordare a accesului nu constituie o instrucțiune de prelucrare a datelor către Procesator și că este în întregime responsabilitatea Controlorului să se asigure că acordarea unui astfel de acces nu încalcă legile și reglementările aplicabile.

9. Subprocesare: De la data intrării în vigoare a Anexei, Controlorul autorizează prin prezenta procesatorul să angajeze următorii subprocesatori:

a) Synology: backup baze de date de servere. Locația centrului (centrelor) de servicii: Frankfurt, Germania, Alba Iulia, România.

b) Servicii-terțe de traducere automată folosite: Google Translate, Microsoft Translator, AmazonMT, Intento, Reverso, Deepl, Systran, KantanMT, ModernMT, Omniscien Technologies.

Controlorul se va asigura ca fiecare Subprocesator să poată oferi nivelul de protecție pentru datele cu caracter personal ale Controlorului, inclusiv, fără a se limita la, garanții suficiente pentru a implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate, astfel încât prelucrarea datelor să respecte cerințele GDPR, prezentul acord, termenii și condițiile Contractului de servicii și legile aplicabile privind protecția datelor.

10. Drepturile persoanelor vizate: Ținând seama de natura prelucrării, responsabilul cu protecția datelor numit de Controlor va asista Controlorul prin implementarea măsurilor tehnice și organizatorice adecvate, în măsura în care acest lucru este posibil, pentru îndeplinirea obligației Controlorului de a răspunde la cererile de exercitare a drepturilor persoanei vizate, astfel cum este prevăzut în legislația GDPR a Uniunii Europene.

Procesatorul va notifica prompt pe Controlor în cazul în care primește o solicitare din partea unei persoane vizate, a unei autorități de supraveghere și/sau a altei autorități competente în temeiul oricărei legi aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal ale Controlorului.

Procesatorul cooperează, la cererea Controlorului, pentru a permite Controlorului să respecte orice exercitare a drepturilor de către o persoană vizată în temeiul legilor privind protecția datelor cu caracter personal ale Controlorului și să respecte prevederile oricărei evaluări, anchete, notificări sau investigații în temeiul legilor privind protecția datelor cu caracter personal ale Controlorului, ceea ce include:

a) furnizarea tuturor datelor solicitate de către Controlor în orice termen rezonabil specificat de către Controlor în fiecare caz, inclusiv informații complete și copii ale plângerii, comunicării sau cererii și orice date cu caracter personal ale Controlorului pe care le deține în legătură cu o persoană vizată;

b) dacă este cazul, furnizarea de asistență, solicitată în mod rezonabil de către Controlor, pentru a-i permite acestuia să se conformeze cererii corespunzătoare, în termenele prevăzute de legile privind protecția datelor.

11. Încălcarea datelor cu caracter personal: Procesatorul notifică Controlorul fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de douăzeci și patru (24) de ore de la momentul în care ia cunoștință sau suspectează în mod rezonabil o încălcare a datelor cu caracter personal. Procesatorul va furniza Controlorului informații suficiente pentru a-i permite acestuia să își îndeplinească orice obligații de raportare a unei încălcări a datelor cu caracter personal în temeiul legilor privind protecția datelor.

Procesatorul cooperează cu Controlorul și ia măsurile comerciale rezonabile, conform instrucțiunilor Controlorului, pentru a ajuta la investigarea, atenuarea și remedierea fiecărei încălcări a datelor cu caracter personal.

12. Ștergerea sau returnarea datelor cu caracter personal ale Controlorului: Procesatorul trebuie să furnizeze cu promptitudine și, în orice caz, în termen de 5 (cinci) zile lucrătoare de la cea mai apropiată dintre următoarele situații: (i) încetarea prelucrării datelor cu caracter personal ale Controlorului de către Procesator; sau (ii) rezilierea Contractului de servicii, la alegerea Controlorului (această alegere va fi notificată în scris Controlorului) fie:

a) să returneze o copie completă a tuturor datelor cu caracter personal ale Controlorului către Controlor prin transfer securizat de fișiere în formatul notificat de către Controlor Procesatorului și să șteargă în siguranță toate celelalte copii ale datelor cu caracter personal ale Controlorului prelucrate de către Procesator sau de către orice Subprocesator autorizat; sau

b) să șteargă în siguranță, într-un termen maxim de 15 de zile, toate copiile datelor cu caracter personal ale Controlorului prelucrate de către Procesator sau de către orice Subprocesator autorizat și, în fiecare caz, să furnizeze o certificare scrisă către Controlor că a respectat pe deplin cerințele din prezenta secțiune, Ștergerea sau returnarea datelor cu caracter personal ale Controlorului;

c) Procesatorul poate păstra datele cu caracter personal ale controlorului în măsura în care legislația Uniunii sau a statului membru o impune, și numai în măsura și pentru perioada cerută de legislația Uniunii sau a statului membru, și întotdeauna cu condiția ca Procesatorul să asigure confidențialitatea tuturor acestor date cu caracter personal ale Controlorului și să se asigure că aceste date cu caracter personal ale Controlorului sunt prelucrate numai în măsura în care este necesar pentru scopul (scopurile) specificat(e) în legislația Uniunii sau a statului membru care impune stocarea lor și în niciun alt scop.

13. Termeni generali:

a) Sub rezerva prezentei secțiuni, părțile convin că prezentul acord și clauzele contractuale standard încetează în mod automat la încetarea Contractului de servicii sau la expirarea sau rezilierea tuturor Contractelor de servicii încheiate de către Procesator cu Controlorul, în conformitate cu termenii Contractului de servicii.

b) Orice obligație impusă Procesatorului în temeiul prezentului act adițional în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal va supraviețui oricărei rezilieri sau expirări a prezentului act adițional.

c) Prezentul act adițional, cu excepția clauzelor contractuale standard, este guvernat de legea aplicabilă condițiilor generale de prestare a serviciilor, atât timp cât legea aplicabilă este legea unui stat membru al Uniunii Europene.

d) În ceea ce privește obiectul prezentului act adițional, în cazul în care există neconcordanțe între dispozițiile prezentei Anexe și orice alte acorduri între părți, inclusiv, dar fără a se limita la Contractul de servicii, dispozițiile prezentei Anexe prevalează în ceea ce privește obligațiile părților în materie de protecție a datelor cu caracter personal ale unei persoane vizate dintr-un stat membru al Uniunii Europene.

e) În cazul în care oricare dintre dispozițiile prezentei Anexe este nulă de drept sau inaplicabilă, restul prezentei Anexe rămâne valabil și în vigoare. Dispoziția nulă de drept sau inaplicabilă va fi fie (i) modificată după cum este necesar pentru a se asigura validitatea și aplicabilitatea acesteia, păstrând în același timp intențiile părților cât mai aproape posibil de voința reală a părților, fie, dacă acest lucru nu este posibil, (ii) interpretată ca și cum partea nulă de drept sau inaplicabilă nu ar fi fost conținută niciodată în aceasta.